Fina · KI-Agent für Finanzen & Budget
Die Marge jedes Projekts,
solange Sie noch gegensteuern können.
Fina ist der Controlling-Agent von BAU AI für kaufmännische Leitung, Buchhaltung und Projektleitung. Fina stellt die Kosten jedes Projekts der Arbeitskalkulation gegenüber, führt Nachträge im Budget, bereitet Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand vor und gleicht Rechnungen mit Bestellung und Lieferschein ab. Freigabe und Zahlung liegen bei Menschen in Ihrem Team.
- Soll-Ist je Projekt und Kostenart
- Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand
- Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgeglichen
Abschlagsrechnung Nr. 6Haus B · nach LeistungsstandBereit- Auftragssumme inkl. Nachträge2.522.600,00 €
- Leistung bis 31.10.1.126.800,00 €
- Sicherheitseinbehalt 5 %−56.340,00 €
- Bisherige Abschläge−912.600,00 €
- Zahlbetrag netto157.860,00 €
Liquidität, nächste 12 MonateTiefster Monat April, +312.000 €
Ablauf
Was macht Fina mit einer Eingangsrechnung?
- 1
Erfassen
Fina liest die Rechnung als PDF oder Scan und ordnet sie Projekt, Lieferant und Kostenart zu.
- 2
Abgleichen
Fina vergleicht Positionen, Mengen und Preise mit der Bestellung und dem gebuchten Lieferschein und markiert jede Abweichung.
- 3
Zur Freigabe leiten
Nach Ihren Freigaberegeln geht die Rechnung an die zuständige Person, mit dem Prüfergebnis und den Fundstellen.
- 4
Im Budget buchen
Nach der Freigabe fließen die Kosten ins Soll-Ist des Projekts und in die Liquiditätsprognose.
FinaAgent für Finanzen & BudgetGearbeitet 20 Sek. · 3 SchritteDie Rechnung über 5.137,94 € brutto ist Haus B, Kostenart Material, zugeordnet. Sie gehört zu Bestellung B-2611-047, der Lieferschein dazu ist gebucht.
Gearbeitet 30 Sek. · 4 SchritteZwei Abweichungen über zusammen 322,00 € netto. 40 Platten sind berechnet, aber nicht geliefert. Der CW-Profilpreis liegt 0,10 € über dem Rahmenvertrag.
Gearbeitet 10 Sek. · 2 SchritteDie Rechnung liegt bei der Bauleitung Haus B, mit Vorschlag Kürzung um 322,00 €. Nach Ihrer Regel geben Bauleiter Materialrechnungen über 2.500 € frei.
Gearbeitet 40 Sek. · 4 SchritteGebucht: 3.995,60 € auf Material. Die erwartete Marge liegt bei 9,4 % statt 10,5 %. Gerät liegt bei 90 % des Solls. Der Nachtrag N03 ist angezeigt, aber noch nicht beauftragt.
| Position | Rechnung | Bestellung | Lieferschein | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| GK-Platte | 320 Stk. | 320 Stk. | 280 Stk. | 40 nicht geliefert |
| CW-Profil | 3,05 € | 2,95 € | 480 Stk. | Preis +0,10 € |
| UW-Profil | 160 Stk. | 160 Stk. | 160 Stk. | Passt |
| Schrauben | 12 Pkt. | 12 Pkt. | 12 Pkt. | Passt |
- Erfasst und zugeordnetFina, Do 19.11.
- Geprüft, 2 AbweichungenFina, mit Fundstellen
- Freigabe Bauleitung Haus BWartet seit 10:20
- Zahlung vormerkenBuchhaltung
Beispiel: Namen, Firmen und Zahlen sind frei erfunden. Fina bereitet vor, Ihr Team prüft und gibt frei.
Anwendungsfälle
Wofür setzen Sie Fina ein?
Soll-Ist je Projekt
Aus der Arbeitskalkulation wird das Budget, gegliedert nach Lohn, Material, Gerät und Nachunternehmer oder nach Kostengruppen. Fina bucht laufend die Ist-Kosten dagegen und warnt, wenn eine Kostenart ihr Budget überschreitet. Sie sehen die Marge, solange Sie noch gegensteuern können.
GrundlageKostengruppen nach DIN 276
Nachträge im Budget
Von der Mehrkostenanzeige bis zur Beauftragung führt Fina jeden Nachtrag mit Status und Betrag. Fina zeigt, wie er Budget und Marge verändert, und trennt beauftragte von offenen Nachträgen.
Grundlage§ 2 Abs. 5 und 6 VOB/B
Abschlagsrechnungen
Zum Abrechnungsstichtag stellt Fina den Leistungsstand mit dem Aufmaß zusammen und erstellt den Entwurf der Abschlagsrechnung, mit Sicherheitseinbehalt und bisherigen Abschlägen. Am Ende steht die Schlussrechnung aus denselben Daten. Ihr Team prüft und versendet.
Grundlage§ 16 Abs. 1 VOB/B, § 632a BGB
Nachunternehmerrechnungen
Geht eine Rechnung eines Nachunternehmers ein, prüft Fina sie gegen Auftrag, Aufmaß und Leistungsstand. Fina zeigt Abweichungen und offene Sicherheitseinbehalte, bevor jemand freigibt.
Eingangsrechnungen und Freigabe
Lieferantenrechnungen werden erfasst und mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Fina leitet sie nach Ihren Freigaberegeln weiter und behält Fälligkeiten bei Kreditoren und Debitoren im Blick.
Liquiditätsprognose
Aus Forderungen, Verbindlichkeiten und offenen Bestellungen rechnet Fina die Liquidität für drei, sechs und zwölf Monate. Engpässe werden sichtbar, bevor sie eintreten.
Funktionen
Was kann Fina?
Budget nach Kostenarten
Das Budget kommt aus der Arbeitskalkulation, gegliedert nach Kostenarten oder Kostengruppen nach DIN 276.
Projektmarge laufend aktuell
Mit jeder gebuchten Rechnung, Lieferung und Stunde aktualisiert Fina die Marge gegen die Kalkulation.
Lohn- und Gerätekosten
Stunden aus dem Bautagesbericht werden mit Ihren Sätzen bewertet und dem Projekt zugeordnet.
Nachträge von Anzeige bis Beauftragung
Jeder Nachtrag wird mit Status, Betrag und Wirkung auf das Budget geführt.
Abschlagsrechnungen
Entwürfe nach Leistungsstand und Aufmaß, mit Sicherheitseinbehalt, bis zur Schlussrechnung.
Nachunternehmerrechnungen und Einbehalte
Prüfung gegen Auftrag, Aufmaß und Leistungsstand, mit offenen Sicherheitseinbehalten je Nachunternehmer.
Wareneingang je Projekt
Gebuchte Lieferscheine stehen als Wareneingang am Projekt und dienen als Grundlage für den Rechnungsabgleich.
Abgleich Bestellung, Lieferschein, Rechnung
Fina vergleicht die drei Belege und markiert Abweichungen bei Menge und Preis.
Kreditoren und Debitoren
Offene Posten auf beiden Seiten, je Projekt und je Geschäftspartner.
Bankabgleich
Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge werden den offenen Posten zugeordnet.
Liquiditätsprognose
Drei, sechs und zwölf Monate aus Forderungen, Verbindlichkeiten und offenen Bestellungen.
Mahnwesen und Fälligkeiten
Fina erinnert an fällige Zahlungen und bereitet Zahlungserinnerungen zur Freigabe vor.
Ausgabenanalyse
Ausgaben nach Lieferant, Kostenart und Projekt, um Einkaufsvolumen und Ausreißer zu sehen.
Lieferantenangebote und Preislisten
Angebote und vereinbarte Preise werden hinterlegt, damit Rechnungen gegen den richtigen Preis geprüft werden.
Freigaberegeln
Sie legen fest, wer ab welchem Betrag und für welches Projekt freigibt.
Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Freigegebene Belege und Projektkosten gehen an Ihre Finanzbuchhaltung, die das führende System bleibt.
Warnungen zu Kosten und Nachträgen
Fina meldet, wenn eine Kostenart ihr Budget überschreitet oder offene Nachträge die Marge gefährden.
Übergaben
Mit wem arbeitet Fina zusammen?
Jeder Agent hat eine Aufgabe. Was fertig ist, geht mit Quelle an den nächsten Agenten, und Sie sehen jede Übergabe.
Fina DarioEinkauf & DispositionFina meldet Dario Mengen- und Preisabweichungen aus dem Rechnungsabgleich, damit er sie mit dem Lieferanten klärt.
Mehr zu Dario
Fina LexBaustellendokumentationFina fragt bei Lex die Bautagesberichte und Fotos an, die strittige Positionen einer Nachunternehmerrechnung belegen.
Mehr zu Lex
Fina DoraVerträgeFina gibt Nachträge mit Budgetwirkung, deren Vergütung offen ist, zur Prüfung an Dora.
Mehr zu DoraFrühzugang · BAU AI Cohort
Fina an Ihrem Projekt testen
Fina ist im Frühzugang und Teil der BAU AI Cohort: Sie testen Fina kostenlos an einem laufenden Projekt. Wir richten Fina gemeinsam mit Ihnen ein und begleiten die ersten Wochen persönlich.
- Kostenlos in der Testphase
- Formular ausfüllen, dann Termin mit Tushar buchen
- Einrichtung mit Ihren Unterlagen, gehostet in Frankfurt
- Kostenlos testen
FAQ
Fragen zu Fina
Einstieg
Wer kann Fina heute nutzen?
Fina ist im Frühzugang. Wir richten Fina persönlich mit Ihnen an einem laufenden Projekt ein. In der BAU AI Cohort testen Sie Fina kostenlos.
Was brauchen wir für den Start?
Die Arbeitskalkulation eines laufenden Projekts, offene Bestellungen und Rechnungen und Ihre Freigaberegeln. Damit richten wir Budget und Abgleich gemeinsam ein.
So arbeitet Fina
Gibt Fina Rechnungen selbst frei oder zahlt sie?
Nein. Fina erfasst, gleicht ab und bereitet vor. Freigabe, Versand von Abschlagsrechnungen und Zahlung bleiben bei Menschen in Ihrem Team.
Welche Unterlagen liest Fina?
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Aufmaße als PDF, auch gescannt, sowie DOCX und XLSX. Die Arbeitskalkulation übernimmt Fina aus dem Projekt.
Wo liegen unsere Finanzdaten?
Hosting, Speicherung und KI-Inferenz laufen in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1). Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Ersetzt Fina unsere Finanzbuchhaltung?
Nein. Fina übergibt freigegebene Belege und Projektkosten an Ihre Finanzbuchhaltung, die das führende System bleibt.
Live ansehen
Sehen Sie Fina
an Ihrem Projekt.
In einer Demo zeigen wir, wie Fina mit Ihren Unterlagen arbeitet.